浅谈如何加强办公室工作
　　
　　我院办公室是联系机关、部门、业主、地方的桥梁，工作质量直接关系到院的整体管理水平、关系到院的发展。所以，加强办公室工作，对于下一步强化我院管理体制、推动院经济快速、稳定发展，具有重要意义，现结合工作实际就如何加强办公室工作谈一点肤浅认识：
　　一、发挥信息网站作用、辅助领导决策
　　我院是一支以水文地质、工程地质、岩土工程、环境地质、灾害地质、城市地质、农业地质为依托、集科研、设计、勘察及施工为一体的综合甲级单位。现院属单位有30多个，其中贵阳分院、重庆分院又离院较远，可说部门多、分布广（特别是野外施工作业较多）、管理很不方便。那么办公室就如同一台机器上联结各个部分的扣件，为保证政令畅通和信息的及时反馈，发挥着重要的作用。大部分电话、信件、传真、电子邮件等信息，都通过办公室中转，实现对上、对下的有效沟通。在办公室建立信息网点，利用现代化网络技术，把信息的触角伸向施工一线，收集、筛选、整理有价值的信息。要信息报送中实行日报和重要事项第一时间报送制度，挑选素质高、责任心强的同志专门负责、以实现机关对项目的有效监督和控制，同时也使机关及时准确地了解和掌握施工一线的信息，更好地指导各部门施工生产，为院领导决策提供强有力的信息支持。
　　二、规范基础工作、提高管理水平
　　办公室的工作性质决定了它是联系各部门的纽带，其工作质量会直接影响院整体管理水平。一些常规性的工作，看似简单而平凡，但不能有半点疏忽和怠慢。公文是单位间交流、沟通的重要工具，具有极强的权威性和严肃性，所以，行文时一定要按公文处理规章的要求办理，严格审批、签发手续，注意文件内容的真实性、可行性及文种格式等；印章的使用要规范，必须先审批文件，而后才能使用，并进行详实的登记，确保印章保管和使用的安全合法，从源头上防止有损单位利益的行为发生；院项目用车要严格实行派车单制度，确保行车安全，控制油料消耗；定期召开工作例会、办公会等，及时通报情况、沟通思想、达成共识、做到科学决策；建立健全值班制度，做好电话、传真记录工作，保证信息畅通；充分发挥办公室的服务功能和协调功能，促进院整体功能的发挥，提高院的管理水平。
　　三、提高素质、规范行为、发挥好窗口作用
　　对于以施工为主的单位来说，施工一线是我院的主战场，办公室则是单位与社会进行广泛交流的重地，不论是接待来访、外出办事，还是会议招待、电话联系等等，在诸多外界交流的事务中，会接触到不同阶层、职业、身份、地位的人，办公室的一言一行，一举一动都将关系到院的形象。因此，办公室人员要树立良好的职业道德和行为规范，在与外界交往中讲究交流礼仪、诚实守信，为单位树立良好的形象，同时加强对院的宣传报道，提高企业知名度、以信誉促经营、以经营促发展，实现良好的社会效益和经济效益。
　　四、培养复合型人才、提高工作效率和水平
　　办公室职能较多、工作任务繁重，所以，办公室人员要具备多方面的才能，除秘书专业知识外、还应懂得相关的法律法规、公共关系、计算机应用等知识；另外，还应具备较强的办事能力，组织协调能力、调查研究能力和信息处理能力，具备一定的政策理论水平，与机关、院属各单位保持信息畅通，确保工作政正常运转。可通过送外培训和内部帮带的方式，培养一批精通业务、人员相对固定的文秘队伍。
　　五、发挥信访职能、保持企业稳定
　　在办公室设立群众信访办，可以及时掌握影响职工思想稳定的各种情况，听取群众的呼声。办公室工作人员要学会做群众的思想工作，把“群众事情无小事”作为工作的出发点，主动发现问题、解决问题，使各种问题能及时得到化解、让群众满意，从而保持内部稳定，确保生产顺利进行。
　　我院要快速发展，关键在提高管理水平，办公室职能的强化，将促进各部门工作质量的提高和院整体管理水平的提升，必将为院实现新的跨越，汇聚一股强大的推动力。